Dự án Global Citizens khởi động chương trình kỳ 1 do FIC Vietnam phối hợp cùng Công ty Đào Tạo Tư Vấn People Focus và Trung tâm IMA đồng tổ chức vào ngày 15/07/2012 tại Cafe Trung Nguyên – 19B Phạm Ngọc Thạch, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh. Chương trình mở đầu cho chuỗi talk show dành cho các bạn trẻ có khát vọng thay đồi, cung cấp một cái nhìn khái quát, mở ra những cơ hội, thách thức cũng như chia sẻ những kinh nghiệm quý báu từ những “công dân toàn cầu” gạo cội đi trước. Cũng là nơi để các bạn giao lưu, học hỏi, trao đổi thông tin, kinh nghiệm và thực tập những bước đầu tiên làm “công dân toàn cầu” ngay chính tại đất nước Việt Nam.

Ủy thác công việc hiệu quả.

“Hãy tập trung thời gian thực hiện những công việc quan trọng
mà bạn có thể làm tốt nhất và ủy thác những công việc còn lại”

Julie Morgenstern, chuyên gia quốc tế về quản trị hiệu suất

Ủy thác công việc là một kỹ năng giúp bạn nâng cao hiệu suất cá nhân, đồng thời phát huy và chia sẻ những giá trị đồng đội trong mục tiêu chung.

Hãy vận dụng kỹ năng ủy thác công việc một cách hiệu quả. Trước hết, hãy xem xét những công việc nào bạn nên và không nên ủy thác.

• Những công việc phản ánh đặc thù vị trí hiện tại của bạn;
• Những công việc chỉ có bạn có đủ chuyên môn và thẩm quyền để ra những quyết định khó khăn và quan trọng;
• Những công việc giúp bạn đến gần với “đường lợi tức” – nghĩa là những công việc mang lại giá trị tối ưu cho tổ chức, đồng thời phản ánh được “tài năng duy nhất” của bạn và bạn cảm thấy hứng khởi khi thực hiện nó.

• Những công việc mà bạn không có kỹ năng để thực hiện tốt;
• Những công việc làm bạn kiệt sức trong khi bạn cần phải giải quyết những nhiệm vụ khác quan trọng hơn;
• Những công việc được mô tả trong bảng mô tả công việc của đồng sự khác;
• Những công việc bạn luôn thực hiện nhưng thời gian cho nó không được sử dụng hiệu quả.

Hãy nhìn lại danh sách nhiệm vụ của bạn và quyết định công việc nào bạn phải thực hiện và công việc nào bạn có thể ủy thác.

“Năng lượng sinh ra từ suy nghĩ.”

Có suy nghĩ là một chuyện song nuôi dưỡng chúng lại là
chuyện khác. Bằng cách chú tâm và có mục đích, bạn sẽ luôn
tràn đầy sức mạnh.

Trong thâm tâm, tôi hiểu rằng để đạt được những điều mình mong muốn thì cần phải tập trung. Tôi có rất nhiều thủ thuật. Tất cả những thủ thuật này đều dựa trên một nguyên tắc hiệu suất cơ bản: đặt mọi thứ trước cửa. Bạn phải mang theo một thứ gì đó đi làm vào sáng hôm sau vì nếu quên, công việc của bạn sẽ gặp rắc rối. Vậy tối hôm qua bạn đã đặt nó ở đâu? Ngay trước cửa nhà. Đó là một chiến lược rất khả quan.

Cánh cửa tôi muốn nói đến ở đây là “cánh cửa tinh thần” chứ không phải cửa nhà. Nếu tôi có thể đặt tất cả những thứ nên suy nghĩ và tập trung sẵn sàng trước “cửa” ý thức của mình, những suy nghĩ tích cực sẽ đến với tôi. Tất cả các dự án, hàng tá quyết định cá nhân, các mục tiêu lâu dài và một tư tưởng chủ chốt mà tôi lưu giữ trong tâm trí – tất cả chúng đều được viết ra vì chúng không tự kiểm soát và tự động nằm đúng chỗ.

Trích từ “Ready for Anything”, tác giả David Allen.

Tham khảo thêm: Vì sao mọi thứ nằm trong tâm trí của bạn | 3 lý do O-A-R

“Sự sáng tạo xuất hiện khi có không gian tinh thần”

Tâm trí của bạn là dành để khởi tạo những ý tưởng, không phải để nắm giữ chúng. Khi không gian tinh thần có quá nhiều sao nhãng với những công việc chưa giải quyết, dòng chảy sáng tạo sẽ bị tắc. Hãy thông dòng chảy mở rộng cánh cửa đón nhận những tư duy mới, khi đó, cuộc sống của bạn thêm phần ý nghĩa và trở nên hiệu quả.

Một trong những nguyên tắc cơ bản giúp tăng hiệu suất cá nhân là: hãy viết xuống tất cả những suy nghĩ, quyết định rõ ràng việc cần làm đối với tất cả, tổ chức và quản lý chúng trong một hệ thống tin cậy nằm ngoài tâm trí của bạn.

Có thể, bạn sẽ cảm thấy khá sốc khi nghe lời khuyên này. Và chắc hẳn, bạn cũng nhận ra rằng email là một trong những hoạt động tiêu tốn nhiều thời gian và tạo sự trì hoãn nhất nơi công sở.

Email là một phần trong hoạt động công việc thường ngày vì nó là kênh truyền thông mà bạn cần xử lý và thực thi hành động. Do đó, email cũng ảnh hưởng đến khối lượng và hiệu suất công việc của bạn.

Hãy tưởng tượng, bạn bắt đầu một ngày của mình bằng việc kiểm tra hộp thư điện tử trong đó có khoảng 20 email đang chờ bạn xử lý. Và bạn bắt đầu vướng vào áp lực phải xử lý chúng ngay tức thì hoặc bị cám dỗ bởi những thông tin hấp dẫn. Thế là, bạn dành hết những năng lượng tươi mới đầu tiên của ngày vào việc xử lý email và có khi lang thang trong nhiều giờ tiếp theo. Tin tốt lành về email là chúng vẫn nằm đó trong 1 giờ đầu tiên của ngày, vì thế đừng để email gián đoạn công việc của bạn.

Hãy tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất trong 1 giờ đầu tiên của ngày

Đây là một thực hành giúp bạn tăng hiệu suất công việc của mình. Hãy tận dụng 1 tiếng đồng hồ đầu tiên khi năng lượng của bạn còn ‘viên mãn’ nhất để thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.
Trước khi rời khỏi văn phòng, bạn hãy nhìn lại danh sách công việc và quyến định đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn sẽ tập trung thực hiện để bắt đầu ngày làm việc hôm sau. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng trong việc quyết định công việc cần thực hiện.

Hãy xử lý email trong khoảng thời gian còn lại của ngày

Nghiên cứu chỉ ra rằng có 2 nhóm người phân theo lượng email họ xử lý hàng ngày. Nhóm trung bình là nhóm nhận khoảng 20 email/ngày và trả lời khoảng 5 email/ngày. Nhóm email tần suất cao là nhóm nhận khoảng 50 email/ngày hoặc nhiều hơn và trả lời khoảng 20 email/ngày hoặc hơn thế.

Tuy nhiên, điều thú vị là cả hai nhóm đều tốn thời gian xử lý email như nhau – từ 30 đến 90 phút/ngày. Đây không phải là tỷ lệ lớn trong thời lượng giờ làm việc. Tuy nhiên, chúng ta thường có cảm giác dường như mình tốn nhiều thời gian cho email. Lý do nằm ở tần suất bạn kiểm tra email thường xuyên cứ mỗi 5 hoặc 15 phút và công việc bạn bị gián đoạn vì phải chuyển hướng sang xử lý email.

Sau đây là một số mẹo giúp bạn quản lý email hiệu quả và tăng năng suất công việc của mình:

• Hãy dành một khoảng thời gian nhất định chỉ để tập trung xử lý email. Có thể sau 1 giờ đầu tiên của ngày hoặc trước giờ ăn trưa hoặc cuối giờ chiều. Tùy vào đặc thù công việc của bạn, tần suất có thể khác nhau. Tuy nhiên, hãy ấn định một khoảng thời gian chỉ dành riêng xử lý email. Nếu có công việc khẩn cấp, đồng nghiệp sẽ gọi điện trực tiếp đến bạn.
• Khi xử lý email, hãy quyết định hành động cần phải thực hiện với nó. Nếu hành động có thể thực hiện trong vòng 2 phút, hãy làm ngay. Nếu không, hãy tổ chức hành động liên quan đến email trong một hệ thống xử lý theo các danh mục phù hợp như danh sách cuộc gọi, danh sách ủy nhiệm công việc, v.v… hoặc đơn thuần xóa nó khỏi hộp thư nếu như bạn thấy không cần thực hiện hành động gì với nó.
• Tắt chế độ thông báo email tự động.
• Tóm lược những gì bạn cần ngay trong dòng Tiêu đề (Subject). Ví dụ: Gợi nhắc: Họp nhân viên ngày mai lúc 9:35 tại phòng A. Nếu là công việc khẩn cấp, hãy bổ sung từ “Khẩn cấp (Urgent)” trên dòng tiêu đề.
• Nếu đó là một email dài, hãy tóm lược nội dung hoặc chỉ rõ bạn cần gì từ người nhận trong đoạn đầu của email.
• Sử dụng tính năng lọc email phân theo danh mục (có thể theo người gởi) để giúp bạn nhận biệt thứ tự trả lời ưu tiên

Xử lý email là một kỹ năng hữu dụng giúp bạn tăng hiệu suất công việc của mình cũng như giảm stress. Vì thế, hãy tận dụng những kỹ thuật hiệu quả, dọn dẹp hộp thư email của bạn thường xuyên. Khi đó tâm trí của bạn cũng trở nên sạch trong để chào đón những ý tưởng mới.

NGUYỄN TUẤN ANH (People Focus)

Vào ngày 22/10 vừa qua, People Focus đã có buổi gặp gỡ thành viên các dự án xã hội thuộc khu vực phía Nam. Buổi giao lưu do mạng xã hội Sống Xanh tổ chức tại hội quán Đời Rất Đẹp, dưới sự hỗ trợ của Trung tâm Hỗ trợ sáng kiến phục vụ cộng đồng (CSIP).

Đến tham dự có sự góp mặt của 21 thành viên của 18 dự án xã hội từ các tỉnh phía Nam, có những dự án trong giai đoạn nhen nhóm ý tưởng, có những dự án đã đi vào triển khai và đạt thành quả nhất định –  tất cả đều đến với tinh thần kết nối và học hỏi. Đại diện People Focus đóng góp và hỗ trợ BTC bằng những hoạt động giao lưu và tiết mục văn nghệ giúp tạo bầu không khí gần gũi, thoải mái cũng như lồng ghép thông điệp “kết nối vì cộng đồng”. Sau phần chia sẻ kinh nghiệm của đại diện Delta Việt, một dự án đã triển khai và hoạt động hơn 2 năm, các vấn đề như nguồn vốn, xây dựng thương hiệu, giữ vững giá trị được nhiều thành viên quan tâm và thảo luận sôi nổi.

Buổi họp mặt kết thúc với kế hoạch thành lập Câu lạc bộ Doanh nhân xã hội – tổ chức của những doanh nghiệp lấy lợi ích xã hội làm mục tiêu chủ đạo – nhằm kiến tạo một mạng lưới hỗ trợ lẫn nhau vì sự phát triển của cộng đồng. Với sứ mạng kết nối xã hội nhằm chia sẻ các giá trị và tri thức trong lĩnh vực phát triển nhân sự và tổ chức, People Focus cam kết hỗ trợ câu lạc bộ qua các hoạt động đào tạo và tư vấn phát triển nhân sự.

PEOPLE FOCUS

*Chỉ áp dụng cho Microsoft PowerPoint 2007 trở lên

• Lựa chọn tất cả các hình ảnh cần trình diễn và bỏ vào 1 thư mục trong ổ cứng.

• Mở Microsoft PowerPoint

Thẻ Insert/ Photo Album

]]> http://www.peoplefocus.vn/category/cong-c%e1%bb%a5/cach-t%e1%ba%a1o-nhanh-slideshow-trinh-di%e1%bb%85n-hinh-%e1%ba%a3nh-b%e1%ba%b1ng-powerpoint/feed/ 0 http://www.peoplefocus.vn/category/chuyen-de/ky-nang-tao-va-dung-cac-moi-quan-he-noi-cong-so/ http://www.peoplefocus.vn/category/chuyen-de/ky-nang-tao-va-dung-cac-moi-quan-he-noi-cong-so/#comments Thu, 22 Sep 2011 01:20:21 +0000 People focus http://www.peoplefocus.vn/?p=830

Thành công của một nhân viên không chỉ phụ thuộc vào năng lực và trình độ chuyên môn mà còn ở các mối quan hệ cá nhân của nhân viên đó.

Dù bạn làm việc chăm chỉ hay có nhiều ý tưởng như thế nào đi chăng nữa nhưng nếu bạn không tạo được các mối quan hệ với những người xung quanh thì hình ảnh của bạn sẽ luôn luôn bị mờ lấp.

Vì thế, 10 mẹo dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện được kỹ năng tạo và dựng các mối quan hệ nơi công sở.

1. Cười

Những người xung quanh bạn sẽ chẳng bao giờ muốn nhìn bạn với một vẻ mặt ủ rũ và buồn rầu. Do đó, hay cố gắng thể hiện sự thân thiện, vui vẻ với các đồng nghiệp và có thái độ làm việc tích cực. Thường xuyên cười sẽ tạo ấn tượng tốt với mọi người.

2. Biết đánh giá cao người khác

Bạn có muốn được người khác khen khi hoàn thành tốt một công việc? Chắc chắn là có. Vậy tại sao bạn lại không tìm một điểm nổi bật nào đó ở các đồng nghiệp rồi dành cho họ những lời khuyên chân thành và một lời cảm ơn khi ai đó nhiệt tình giúp đỡ bạn? Đảm bảo với bạn rằng, họ sẽ rất vui mừng đón nhận.

3. Chú ý đến người khác

Hãy quan tâm đến những điều đang xảy ra trong cuộc sống của những người xung quanh bạn. Hỏi thăm, chia sẻ, động viên và thông cảm với những khó khăn của họ. Bằng cách này, mối quan hệ của bạn sẽ càng trở nên khăng khít hơn.

4. Lắng nghe nhiệt tình

Khi nói chuyện với ai đó, bạn hãy thể hiện sự nhiệt tình bằng cách lắng nghe thật cẩn thận và hiểu vấn đề. Có như vậy, đối tượng giao tiếp mới cảm thấy lời nói của mình có giá trị.

5. Tạo điều kiện cho mọi người xích gần nhau hơn

Bạn hãy tạo một môi trường thuận lợi và khuyến khích mọi người làm việc cùng nhau. Hãy đối xử công bằng với tất cả mọi người, không thiên vị hay nói xấu sau lưng người khác. Đây là cách tự bạn tạo uy tín cho bản thân.

6. Giải quyết xung đột

Bạn hãy học cách trở thành một người hòa giải và giải quyết những khó khăn hoặc các xung đột tại nơi làm việc. Nếu đồng nghiệp tỏ thái độ không hợp tác thì bạn có thể sắp xếp một cuộc gặp gỡ giữa hai người để cùng thảo luận vấn đề.

7. Học cách giao tiếp

Một người biết giao tiếp là người cẩn thận trong từng lời ăn tiếng nói, biết được họ đang nói cái gì và họ phải nói như thế nào. Khi giao tiếp với mọi người, bạn cần phải rõ ràng trong ngôn ngữ để tránh gây hiểu lầm cho các đồng nghiệp. Vì thế, tuổi tác ở đây không quan trọng mà quan trọng chính là tài hùng biện, hình ảnh chuyên nghiệp và sự chín chắn trong lời ăn tiếng nói của bạn.

8. Khướu hài hước

Đừng ngại bộc lộ sự khôi hài và láu lỉnh của mình. Bởi đôi khi, một chút hài hước cũng làm mọi người gần gũi nhau hơn và cảm thấy yêu mến bạn hơn.

9. Thấu hiểu

Sự thông cảm có nghĩa là sự thấu hiểu của bạn về những cảm nhận của người khác. Vì vậy, hãy cố gắng nhìn nhận tình huống để có những cách ứng xử phù hợp.

10. Không phàn nàn

Chẳng có điều gì tồi tệ hơn là việc bạn suốt ngày phàn nàn hay kêu ca về một vấn đề nào đó. Cách tốt nhất là hãy viết chúng vào cuốn nhật ký cá nhân để giảm bớt cẳng thẳng. Nhưng nếu bạn buộc phải nói thành lời thì hãy chia sẻ điều này với những người bạn hoặc các thành viên trong gia đình bạn. Nhớ rằng, phàn nàn với đồng nghiệp sẽ làm giảm uy tín và danh tiếng của bạn.

HIỀN TRANG (Theo Allbusiness)