Có thể, bạn sẽ cảm thấy khá sốc khi nghe lời khuyên này. Và chắc hẳn, bạn cũng nhận ra rằng email là một trong những hoạt động tiêu tốn nhiều thời gian và tạo sự trì hoãn nhất nơi công sở.

Email là một phần trong hoạt động công việc thường ngày vì nó là kênh truyền thông mà bạn cần xử lý và thực thi hành động. Do đó, email cũng ảnh hưởng đến khối lượng và hiệu suất công việc của bạn.

Hãy tưởng tượng, bạn bắt đầu một ngày của mình bằng việc kiểm tra hộp thư điện tử trong đó có khoảng 20 email đang chờ bạn xử lý. Và bạn bắt đầu vướng vào áp lực phải xử lý chúng ngay tức thì hoặc bị cám dỗ bởi những thông tin hấp dẫn. Thế là, bạn dành hết những năng lượng tươi mới đầu tiên của ngày vào việc xử lý email và có khi lang thang trong nhiều giờ tiếp theo. Tin tốt lành về email là chúng vẫn nằm đó trong 1 giờ đầu tiên của ngày, vì thế đừng để email gián đoạn công việc của bạn.

Hãy tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất trong 1 giờ đầu tiên của ngày

Đây là một thực hành giúp bạn tăng hiệu suất công việc của mình. Hãy tận dụng 1 tiếng đồng hồ đầu tiên khi năng lượng của bạn còn ‘viên mãn’ nhất để thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.
Trước khi rời khỏi văn phòng, bạn hãy nhìn lại danh sách công việc và quyến định đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn sẽ tập trung thực hiện để bắt đầu ngày làm việc hôm sau. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng trong việc quyết định công việc cần thực hiện.

Hãy xử lý email trong khoảng thời gian còn lại của ngày

Nghiên cứu chỉ ra rằng có 2 nhóm người phân theo lượng email họ xử lý hàng ngày. Nhóm trung bình là nhóm nhận khoảng 20 email/ngày và trả lời khoảng 5 email/ngày. Nhóm email tần suất cao là nhóm nhận khoảng 50 email/ngày hoặc nhiều hơn và trả lời khoảng 20 email/ngày hoặc hơn thế.

Tuy nhiên, điều thú vị là cả hai nhóm đều tốn thời gian xử lý email như nhau – từ 30 đến 90 phút/ngày. Đây không phải là tỷ lệ lớn trong thời lượng giờ làm việc. Tuy nhiên, chúng ta thường có cảm giác dường như mình tốn nhiều thời gian cho email. Lý do nằm ở tần suất bạn kiểm tra email thường xuyên cứ mỗi 5 hoặc 15 phút và công việc bạn bị gián đoạn vì phải chuyển hướng sang xử lý email.

Sau đây là một số mẹo giúp bạn quản lý email hiệu quả và tăng năng suất công việc của mình:

• Hãy dành một khoảng thời gian nhất định chỉ để tập trung xử lý email. Có thể sau 1 giờ đầu tiên của ngày hoặc trước giờ ăn trưa hoặc cuối giờ chiều. Tùy vào đặc thù công việc của bạn, tần suất có thể khác nhau. Tuy nhiên, hãy ấn định một khoảng thời gian chỉ dành riêng xử lý email. Nếu có công việc khẩn cấp, đồng nghiệp sẽ gọi điện trực tiếp đến bạn.
• Khi xử lý email, hãy quyết định hành động cần phải thực hiện với nó. Nếu hành động có thể thực hiện trong vòng 2 phút, hãy làm ngay. Nếu không, hãy tổ chức hành động liên quan đến email trong một hệ thống xử lý theo các danh mục phù hợp như danh sách cuộc gọi, danh sách ủy nhiệm công việc, v.v… hoặc đơn thuần xóa nó khỏi hộp thư nếu như bạn thấy không cần thực hiện hành động gì với nó.
• Tắt chế độ thông báo email tự động.
• Tóm lược những gì bạn cần ngay trong dòng Tiêu đề (Subject). Ví dụ: Gợi nhắc: Họp nhân viên ngày mai lúc 9:35 tại phòng A. Nếu là công việc khẩn cấp, hãy bổ sung từ “Khẩn cấp (Urgent)” trên dòng tiêu đề.
• Nếu đó là một email dài, hãy tóm lược nội dung hoặc chỉ rõ bạn cần gì từ người nhận trong đoạn đầu của email.
• Sử dụng tính năng lọc email phân theo danh mục (có thể theo người gởi) để giúp bạn nhận biệt thứ tự trả lời ưu tiên

 

Xử lý email là một kỹ năng hữu dụng giúp bạn tăng hiệu suất công việc của mình cũng như giảm stress. Vì thế, hãy tận dụng những kỹ thuật hiệu quả, dọn dẹp hộp thư email của bạn thường xuyên. Khi đó tâm trí của bạn cũng trở nên sạch trong để chào đón những ý tưởng mới.

NGUYỄN TUẤN ANH (People Focus)